In ogni PMI italiana esiste un file. Non un file qualsiasi: IL file.

Quello che calcola i costi, decide i prezzi, regge il budget e, di fatto, governa l’azienda. Ha un nome rassicurante tipo “gestione_2014_def.xlsx” e una storia più lunga di molti dipendenti.

È nato anni fa, da una persona in gamba, per risolvere un problema vero. Poi è cresciuto. Una colonna qui, un foglio nascosto lì, una macro aggiunta di notte. Oggi è un organismo vivente, e come tutti gli organismi misteriosi incute un sacro timore.

Il custode

Ogni file ha il suo custode. Chiamiamolo Giuseppe. Giuseppe sa come funziona. Anzi, Giuseppe è l’unico a saperlo. C’è una cella in fondo al terzo foglio che somma cose apparentemente a caso, e solo lui conosce il perché. Quando qualcuno chiede spiegazioni, Giuseppe sorride enigmatico e dice “lascia stare, fidati che torna”.

E in effetti torna. Il problema è che nessuno sa perché. Il giorno in cui Giuseppe va in ferie, l’azienda entra in modalità sopravvivenza. Il giorno in cui Giuseppe andrà in pensione, sarà necessario un esorcista.

Le tre formule intoccabili

Dentro il file vivono tre formule leggendarie. Sono lunghe come un romanzo russo, piene di SE annidati, riferimenti a celle che non esistono più e almeno un “+100” che qualcuno ha messo nel 2017 per “sistemare una cosa”.

Nessuno le tocca. Toccarle significa rischiare che salti tutto, e nessuno vuole essere quello che ha fatto saltare tutto. Così l’azienda continua a decidere prezzi e marginalità basandosi su un calcolo che, ufficialmente, è un mistero della fede.

Perché fa ridere (e perché no)

La scena è comica, finché non ti accorgi che su quel file poggiano le decisioni più importanti dell’anno. Un errore in una di quelle formule non si vede: si propaga in silenzio su ogni preventivo, ogni sconto, ogni scelta di gamma. E nessuno può verificarlo, perché nessuno lo capisce.

Excel è uno strumento straordinario. Diventa pericoloso quando smette di essere uno strumento e diventa il sistema, fragile, opaco e dipendente da una sola persona.

La morale, senza esorcisti

Un’azienda non può affidare il proprio controllo di gestione a un file che nessuno controlla. Serve un sistema trasparente, documentato e indipendente dalla memoria di Giuseppe.

Il primo passo è semplice: aprire quel file, capire cosa fa davvero, e ricostruirlo su basi solide prima che vada in pensione anche lui.